Seit 1. Januar 2020 gilt die Belegausgabepflicht. Unternehmenmüssen seit dem ihren Kunden bei jedem Kauf zwingend einen Kassenbeleg zur Verfügung stellen. Nicht nur die Herstellung des Papieres, auch die Entsorgung stellt ein echtes Problem für die Umwelt dar.
Nun hat das Bundesfinanzministerium das Gesetz zur elektronischen Belegausgabe konkretisiert. Was ist für Sie hier wichtig zu wissen?
Ist eine schriftliche Zustimmung des Kunden für die elektronische Belegausgabe erforderlich?
Nein. Die Zustimmung bedarf dabei keiner besonderen Form und kann auch konkludent (nonverbal) erfolgen. Ein elektronischer Beleg gilt als bereitgestellt, wenn dem Kunden die Möglichkeit der Entgegennahme des elektronischen Belegs gegeben wird. Unabhängig von der Entgegennahme durch den Kunden ist der elektronische Beleg in jedem Fall zu erstellen.
Ist es ausreichend den elektronischen Beleg im Kassendisplay sichtbar einzublenden?
Nein. Die alleinige Sichtbarmachung am Terminal oder Kassendisplay reicht nicht aus. Der Kunde muss die Möglichkeit haben, den Kassenbeleg elektronisch entgegen zunehmen.
In welche Form muss der elektronische Beleg dem Kunden zur Verfügung gestellt werden?
Eine elektronische Belegausgabe muss in einem standardisierten Dateiformat erfolgen, das der Kunde mit einer kostenfreien Standardsoftware öffnen kann. Als solche gelten JPG, PDF oder PNG.
Wie erfolgt die Übermittlung des elektronischen Belegs an den Kunden?
Dem Kunden kann der elektronischen Beleg per QR-Code über das Kassendisplay zum Download zur Verfügung gestellt, per Near-Field-Communication (NFC) übertragen oder per E-Mail direkt in das Kundenkonto zugestellt werden.
Wie können Unternehmer und Privatpersonen dieses für sich nutzen?
Mit einer App zur elektronischen Archivierung von Kassenbelegen haben sowohl Privatpersonen als auch Unternehmer die Möglichkeit Ordnung in ihr „Bonchaos“ zu bringen.
Ein Beispiel bietet die Firma A&G GmbH aus Bremen mit ihrer kostenlosen App (https://adminapp.de/)! Die Belege werden per QR Code gescannt, können in verschieden Ordner sortiert und auch elektronisch dem Steuerberater zur Verfügung gestellt werden!
Damit wird nicht nur die Digitalisierung umgesetzt sondern auch gleichzeitig der Umwelt geholfen.
Kontakt für Rückfragen
Ralf Klein ( Betriebswirt)
Telefonnummer 0201/822896-22
